Servicekosten bij verhuur: wat mag u doorberekenen?
Servicekosten zijn een vast geschilpunt tussen huurder en verhuurder, en bijna altijd om dezelfde reden: er is nooit netjes afgerekend. De wet bepaalt welke kosten u mag doorberekenen en welke bij het eigendom horen, en de huurcommissie toetst dat streng. Hieronder zet ik de drie geldstromen uit elkaar, laat ik zien wat er in een jaarafrekening hoort en welke posten er in de praktijk het vaakst uit worden gestreept.
- Kale huur, servicekosten en nutsvoorzieningen zijn drie verschillende geldstromen.
- Servicekosten zijn een voorschot: binnen zes maanden na het jaar volgt een afrekening op werkelijke kosten.
- Eigenaarslasten zoals OZB, opstalverzekering en groot onderhoud blijven bij de verhuurder.
Drie geldstromen, drie regimes
Het begint bij een scheiding die in veel contracten ontbreekt. De kale huur is de vergoeding voor het gebruik van de woonruimte en wordt via de WWS-puntentelling begrensd. De servicekosten zijn de vergoeding voor leveringen en diensten die u daarnaast verzorgt. De nutsvoorzieningen met een eigen meter vormen een derde stroom, die op werkelijk verbruik wordt afgerekend. Wie die drie op een hoop gooit in één maandbedrag, kan bij een geschil niet onderbouwen wat waarvoor is betaald. Neem ze daarom als aparte regels op in het contract.
Wat u wel mag doorberekenen
- Gas, water en elektra voor de woning of voor gemeenschappelijke ruimten zoals hal, trappenhuis en berging.
- Schoonmaak van gemeenschappelijke ruimten, glasbewassing en onderhoud van de gemeenschappelijke tuin.
- Een huismeester of beheerder, voor het deel van het werk dat de huurders ten goede komt.
- Kleine gebruiksgoederen zoals lampen in de hal en onderhoudsabonnementen voor apparatuur die de huurder gebruikt.
- Roerende zaken bij gestoffeerde of gemeubileerde verhuur, op basis van afschrijving.
Wat altijd bij de verhuurder blijft
Eigenaarslasten horen bij het eigendom en niet bij het gebruik. Het eigenaarsdeel van de OZB, de opstalverzekering, groot onderhoud aan het casco en de VvE-bijdrage voor het gebouw zelf mogen niet via de servicekosten worden verhaald. Bij een appartement gaat het daar het vaakst mis, want een VvE-bijdrage is gemengd: er zit een deel in voor het gebouw en de reservering voor groot onderhoud, en soms een deel dat wel een dienst aan de bewoner is, zoals schoonmaak of collectieve verlichting. Alleen dat tweede deel mag u doorbelasten, en uitsluitend als u het uit de VvE-afrekening kunt herleiden.
De verdeelsleutel bij collectieve voorzieningen
Zodra een post meerdere woningen bedient, moet u kunnen uitleggen hoe u die kosten verdeelt. Een sleutel op aantal woningen is het eenvoudigst, een sleutel op oppervlakte of op het aantal bewoners kan redelijker zijn bij ongelijke eenheden. Welke u ook kiest: leg hem vast in het contract en pas hem gelijk toe op alle huurders in het pand. Bij collectieve verwarming zonder individuele meting wordt de verdeling snel het hart van een geschil. Kunt u de sleutel niet onderbouwen, dan sneuvelt de post bij een toetsing, ook als de kosten zelf terecht zijn gemaakt.
Meubilair, stoffering en administratiekosten
Levert u een gestoffeerde of gemeubileerde woning, dan mag u de roerende zaken apart in rekening brengen. De vergoeding wordt gebaseerd op afschrijving van de aanschafwaarde over de verwachte levensduur, niet op een rond bedrag dat u zelf redelijk vindt. Houd een eenvoudige inventarislijst bij met aanschafdatum, bedrag en afschrijvingstermijn per post. Een redelijke opslag voor administratiekosten mag, maar de huurcommissie gaat doorgaans uit van maximaal vijf procent over de betreffende posten.
De jaarafrekening is verplicht
Servicekosten zijn een voorschot, geen vaste vergoeding. Binnen zes maanden na afloop van het kalenderjaar hoort u een afrekening te leveren op basis van de werkelijke kosten. Blijft die uit, dan ontstaat vrijwel altijd discussie en kan de huurder de huurcommissie inschakelen. In de praktijk zie ik verhuurders de afrekening uitstellen omdat ze wachten op de VvE-stukken of op de eindafrekening van de energieleverancier. Begrijpelijk, maar richting de huurder geen geldig excuus: vraag die stukken tijdig op en plan de afrekening in januari in.
Wat er in een afrekening hoort te staan
- De periode waarover wordt afgerekend en het totaal aan ontvangen voorschotten.
- De werkelijke kosten per post, herleidbaar tot facturen of tot de afrekening van de VvE of leverancier.
- De verdeelsleutel per collectieve post, met het aantal eenheden waarover is verdeeld.
- Bij bemeterde nutsvoorzieningen de meterstanden aan het begin en het einde van de periode.
- Het saldo: terug te betalen of na te vorderen, met een betaaltermijn erbij.
Hoe de huurcommissie servicekosten toetst
De huurcommissie hanteert een vast beleidsboek voor servicekosten. Nutsvoorzieningen met een eigen meter worden afgerekend op werkelijk verbruik, bij collectieve voorzieningen kijkt de commissie of de verdeelsleutel redelijk is. Kosten die niet als servicekosten worden erkend, worden geschrapt en terugbetaald. Voor een gereguleerde woning kan een huurder doorlopend laten toetsen; bij een vrijesectorwoning kan dat binnen de eerste zes maanden van het contract en daarna via de jaarafrekening. Hoe zo'n procedure verloopt, staat in de huurcommissie. Wie geen specificatie heeft, verliest doorgaans op de administratie en niet op de inhoud.
Veelgestelde vragen
Mag een verhuurder een vast bedrag aan servicekosten rekenen?
Nee. Servicekosten zijn een voorschot op de werkelijke kosten. Binnen zes maanden na het kalenderjaar moet de verhuurder afrekenen op basis van wat daadwerkelijk is uitgegeven, met een specificatie per post.
Mogen OZB en opstalverzekering als servicekosten worden doorberekend?
Nee. Eigenaarslasten zoals het eigenaarsdeel van de OZB, de opstalverzekering, groot onderhoud en de VvE-bijdrage voor het gebouw horen bij de verhuurder en mogen niet op de huurder worden verhaald.
Mag ik de VvE-bijdrage doorbelasten aan mijn huurder?
Alleen het deel dat een dienst aan de bewoner is, zoals schoonmaak of collectieve verlichting, en alleen als u dat uit de VvE-afrekening kunt herleiden. Het deel voor het gebouw en de reservering blijft bij u.
Kan ik de servicekosten laten controleren?
Ja. De huurcommissie toetst servicekosten. Voor gereguleerde huur kan dat doorlopend, voor de vrije sector binnen de eerste zes maanden van het contract of daarna via de jaarlijkse afrekening.
Wat als ik de afrekening te laat verstuur?
De verplichting vervalt niet, maar uw positie verzwakt. De huurder kan de afrekening opeisen en de huurcommissie inschakelen, en zonder tijdige onderbouwing sneuvelen posten sneller bij een toetsing.