Uw werkruimte inrichten: mappen, statussen en filters
Een los rapport bekijken is handig, een portefeuille opbouwen is waardevol. Zodra ik objecten bewaar in Mijn objecten en ze orden met mappen, statussen en filters, verandert Objectcheck van een opzoektool in mijn persoonlijke vastgoeddatabase. In dit artikel leg ik uit hoe ik die werkruimte inricht zodat ik grip houd op tientallen tot honderden adressen zonder het overzicht te verliezen.
- Mappen groeperen objecten per werkstroom, statussen houden de opvolging bij en filters brengen kansen naar boven.
- De KPI-balk bovenin vat de map samen: aantal objecten, labelverdeling en gemiddelde Dossierscore.
- Alles staat in een gratis account in de EU-cloud en is te exporteren naar Excel of PDF.
Van los rapport naar een levende database
Wie af en toe een adres natrekt, heeft aan een enkel rapport genoeg. Werk ik met een portefeuille, dan wil ik dat een object dat ik vandaag bekijk, morgen nog terug te vinden is met de aantekening die ik erbij maakte. Daarom bewaar ik ieder relevant adres in Mijn objecten. Vanaf dat moment is het geen momentopname meer, maar een dossier dat meegroeit met wat ik erover te weten kom. De inrichting die ik hieronder beschrijf, is de structuur die dat behapbaar houdt.
Mappen als werkstromen
Ik maak mappen die aansluiten op mijn praktijk in plaats van op een theoretische indeling. Denk aan Eigen portefeuille, Acquisitie, Energielabel-kansen of een map per stad of wijk. Een object verplaats ik met een klik van de ene map naar de andere, en de teller per map staat bovenin zodat ik in een oogopslag zie hoeveel adressen ergens in zitten. De truc is om mappen te laten samenvallen met een actie: een map heet niet Diversen, maar Te benaderen deze maand. Zo vertelt de mapnaam zelf al wat er moet gebeuren.
Statussen voor opvolging
Binnen een map houd ik per object een status bij: Nieuw, Te benaderen, In behandeling of Afgerond. Daarmee wordt de werkruimte een lichtgewicht opvolgsysteem voor leads en dossiers, zonder dat ik een apart CRM nodig heb voor het eerste contact. Ik loop wekelijks de status Te benaderen langs, verplaats wat ik heb opgepakt naar In behandeling en archiveer wat is afgerond. Doordat de status aan het object hangt en niet aan een los lijstje, blijft de context, de BAG-gegevens, het energielabel en mijn notitie, altijd bij elkaar.
Filters en sorteringen
Filters brengen de kansen naar boven die anders in de massa verdwijnen. Ik filter bijvoorbeeld op energielabel en toon alleen de E-, F- en G-objecten, of ik zet een WOZ-bereik, een bouwjaarvenster of de markering favoriet aan. Vervolgens sorteer ik op wat op dat moment telt: de laagste Dossierscore als ik dossiers wil aanvullen, of het oudste energielabel als ik verduurzamingskansen zoek. Filters en sorteringen zijn te combineren, zodat ik in een paar klikken van een volle map naar een korte, concrete werklijst ga.
De KPI-balk lezen
Boven elke map staat een KPI-balk die de selectie samenvat. Die toont het aantal objecten, de verdeling over de energielabels en de gemiddelde Dossierscore van de map. Dat is meer dan een sierbalk: het is een snelle meting van de gezondheid van een deelportefeuille. Zie ik in de map Eigen portefeuille dat een kwart op label E of lager staat, dan weet ik dat daar verduurzamingswerk en dus ook subsidiekansen liggen. Verschuift de gemiddelde Dossierscore omhoog nadat ik labels en metingen heb aangevuld, dan is dat het bewijs dat het dossierwerk vruchten afwerpt.
Exporteren en delen
Een werkruimte is pas compleet als ik de data ook uit het systeem krijg. Iedere map en iedere filterselectie exporteer ik naar Excel voor een eigen analyse, of naar PDF om een overzicht te delen met een opdrachtgever of collega. Zo blijft Objectcheck de bron waarin ik orden en verrijk, terwijl het exportbestand het tastbare product is dat ik verstuur. De gegevens komen uit openbare registraties, mits ik zorgvuldig omga met eventuele persoonsgegevens.
Overal beschikbaar en veilig bewaard
Met een gratis account staat de hele werkruimte in de cloud binnen de EU, zodat ik op kantoor, thuis en onderweg met dezelfde portefeuille werk. Ik begin een adres 's ochtends op de kaart en pak het 's middags op mijn laptop weer op, met mappen, statussen en notities intact. Omdat de opslag in de EU staat, past dat bij de AVG-uitgangspunten die ik voor vastgoeddata hanteer. Het advies dat ik geef is simpel: richt de mappen en statussen in het begin één keer goed in, dan onderhoudt de werkruimte zichzelf grotendeels terwijl de portefeuille groeit.
Veelgestelde vragen
Kost een account met Mijn objecten geld?
Nee. Een account met Mijn objecten, mappen, statussen en filters is gratis. Ik gebruik het om bewaarde adressen te ordenen en te verrijken; de onderliggende gegevens komen uit openbare registraties als de BAG, de WOZ en EP-Online.
Hoeveel objecten kan ik bewaren?
Ik gebruik de werkruimte voor portefeuilles van enkele tot vele honderden adressen. De combinatie van mappen en filters is er juist op gericht om ook grote aantallen overzichtelijk te houden, doordat ik altijd terugval op een korte werklijst in plaats van de hele lijst tegelijk.
Waarin verschilt dit van bulkverwerking?
Bulkverwerking is bedoeld om in één run veel adressen te analyseren en te exporteren. De werkruimte is bedoeld om objecten daarna te bewaren, te ordenen en op te volgen. Vaak begint een dossier met een bulkanalyse en verhuist een kansrijk adres vervolgens naar een map om verder opgevolgd te worden.
Kan ik de statussen zelf bepalen?
Ik werk met een vaste set overzichtelijke statussen zoals Nieuw, Te benaderen, In behandeling en Afgerond, aangevuld met een favorietmarkering. De kracht zit in eenvoud: weinig statussen die ik consequent bijhoud, geven meer overzicht dan een lange lijst die niemand actueel houdt.